Quanto mais controle da informação, mais a realidade vai virando ficção – Nepô – da minha coleção de frases;
(Ainda refletindo depois do rico Workshop que coordenei semana passada na Petrobras.)
Lá pelas tantas, surge a questão:
“Como vamos nessa empresa 2.0 (tema do encontro) organizar a informação. É bom lembrar que uma empresa precisa de informação estruturada!”
Uma tema pra lá de interessante, pois vivemos hoje uma macro-crise informacional, que a Internet está tentando ajudar a minimizar.
Qual é a crise?
Excesso de informação.
Foi esse o motivo que levou pesquisadores depois da II Guerra a criar a Ciência da Informação, que veio tentar ajudar a colocar teorias, conceitos e formar profissionais para lidar com esse problema.
A área veio na aba de Paul Otlet, que defendia que a informação deveria estar a serviço das necessidades dos usuários.
Paul Otlet
Assim, ao nos perguntarmos para onde vai a Gestão da Informação nas empresas, é fundamental que coloquemos a pergunta da perspectiva certa.
O que os usuários querem hoje e como vamos atendê-los?
Nossa macro-crise de excesso de informação é um processo crônico, desde que o ser humano apareceu na terra, agravado pelo aumento da população, que cresceu seis vezes nos últimos 210 anos.
Assim, as soluções encontradas, hoje, ontem (e serão amanhã) são sempre as mesmas: novas tecnologias e novas metodologias para lidar com essa informação aos borbotões.
A Internet, que é o modelo vigente para superar a crise, tem nos mostrado que:
– não dá mais para ter alguém controlando os fluxos;
– o usuário tem que ajudar a classificar a informação, dando de forma voluntária e involuntária “vida” a ela;
– a recuperação não pode mais ser feita, a partir de bases arrumadas por alguém, mas através de ferramentas cada vez mais inteligentes que incorporam o trabalho dos antigos “gatekeepers” (protetores dos dados, numa tradução bloguiana), passando o serviço para uma Inteligência cada vez mais artificial, baseado na Inteligência Coletiva de quem usa.
Quais fatores nos levam para essa mudança radical?
- O volume da informação x o tempo de consumo da mesma (muita areia para pouco caminhãozinho);
Ou se inventa uma outra forma de se lidar com tudo isso, ou o usuário fica parado sem conseguir produzir e viver.
Portanto, a ideia de que na Internet teremos uma desestruturação, mas nas empresas será diferente, me parece um mito, um sonho dos tecnofóbicos.
O que deve ser perguntado é:
A desestruturação da Internet está minimizando o problema dos usuários?
O Google é eficiente?
Se eu colocar um Google na empresa resolve ou minimiza o problema?
Vejam que nas empresas temos um problemão nessa direção.
As informações não são estruturadas, como se gostaria, pois as pessoas vão produzindo a sua maneira, que é uma característica humana, ainda mais de quem não tem tempo.
E fica o pessoal da informação correndo atrás para mudar o que não vai se conseguir mudar.
Ao se tentar implantar uma busca a “La Google”, por exemplo, a coisa falha.
Sabe por que?
O Google recupera com qualidade, a partir das “dicas” involuntárias dos usuários, ao clicar e navegar.
Um Google em um lugar que não há clique de usuário para saber o que é mais relevante, é simplesmente um nada.
É uma ruputura no conceito de classificação e recuperação.
A ideia toda que fez o Google ser o que é foi a virada cognitiva fundamental para resolver o impasse informacional do século XXI.
Se o usuário não entrar na roda, ajudando a classificar a informação cada vez mais, babau total no mingau! 🙂
O impasse da gestão da informação das empresas, assim, a meu ver passa a ser:
- – a maneira de pensar dos profissionais da informação, que estão com a cabeça pré-internet;
- – a necessidade de se implantar – urgente – bases de dados colaborativas, nas quais os usuários possam ver tudo e clicar em tudo para ganhar relevância (sugiro ler este post);
- – e colocar um “Google” para “estruturar” de uma nova maneira, não da maneira passada, com um gestor, mas agora com milhares deles.
(Obviamente, que é possível, como sempre foi, ao se cadastrar um documento ter formulários (até com taxinomia) que permitam ajudar, ao máximo, o “Google corporativo”, mas isso tudo é colocado também à disposição do usuário para ajudar.)
O profissional da informação 2.0 deixa assim de ficar olhando documentos, estruturas e passa a se preocupar com comunidades, robôs e melhorar os algoritmos para que as buscas estruturantes sejam cada vem mas eficazes.
É outra maneira de agir e pensar, mas com o mesmo objetivo do velho e visionário Otlet: ajudar à sociedade a lidar da melhor maneira possível com essa massa informacional.
Concordas?
Diário de blog: já trabalhei aqui questionando o conceito de Gestão da Informação.; Trabalho no conceito apenas para lembrar que estamos migrando para outra coisa. Acredito fortemente que o pessoal de conhecimento, informação, tecnologia, comunicação interna, qualidade devem estar trabalhando cada vez mais juntos. O termo macro-crise da informação é novo, pois é fruto do caminha da minha tese, que, se tudo der certo, fica pronta em março de 2011.
Nepô, venho pensando nessa questão faz tempo e minha cabeça continua embolada. Concordo que não dá mais para ser ter estruturação e controle de informação nas empresas, mas o problema que vejo na prática é ainda a questão da taxonomia. Quando a classificação é a partir da colaboração de todos e não há uma “regra” cada um indexa de uma forma e você começa a ter ninchos da mesma informação classificadas completamente diferente e tudo vai ficando mais perdido do que antes.
Esta questão é muito complexa e vale ainda muita reflexão. Ainda não vejo um robo e muito menos um usuário comum permitindo a recuperação da informação de forma consistente.
O google é exemplo disso. Quando quero fazer uma pesquisa exaustiva sobre determinado assunto, eu pesquisa a mesma coisa pelo menos de umas quatro maneiras diferentes. E sempre, em todas as pesquisas há resultados relevantes, mas normalmente diferentes!
Enfim, se bater uma luz aí, me ilumina aqui.
Abraços
Lu, veja bem:
” Quando a classificação é a partir da colaboração de todos e não há uma “regra” cada um indexa de uma forma e você começa a ter ninchos da mesma informação classificadas completamente diferente e tudo vai ficando mais perdido do que antes.”
Não se está dizendo que não haverá regras…serão novas regras.
Hoje, a maior parte das informações, em várias empresas, não estão nem disponíveis, que é uma questão pré-classificação, as pessoas escondem as coisas nos seus HDs, repositórios da gerência, fechados, com milhares de versões, sem nenhuma taxonomia.
Isso seria a crise maior, a mais grave.
Informação escondida.
Depois, temos a informação não-escondida.
Quantos % representa uma e outra?
Bom, na não-escondida qualquer tentativa de taxinomia é, a meu ver, perda de tempo…deve-se propor alguma coisa, deixar que essa alguma coisa, ajude, pedindo para os usuários irem melhorando e deixar que uma ferramenta de busca ache as coisas.
Note bem, de 100 % de qualquer acervo, talvez 20% dele tenha utilidade, o resto muitas vezes é lixo….por vários motivos.
O que é preciso é garantir que estes 20% sejam bem encontrados.
E acho que, pensando assim, incorporar cada vez mais a Inteligência Coletiva, através de robôs vai ajudar muito.
O difícil é acreditar nisso, por isso, recomendo testes controlados, protótipos para ver como a coisa pode ir se dando….
Olhe para a Internet e veja o que a realidade está mostrando.
Que dizes?
Nepô
valeu visita.
Ainda estou muito 1.0 nessa área, ainda não vejo funcionar assim.
Tenho alguma experiência nisso e várias tentativas de organização da informação por colaboração e o que vejo acontecer é que de tempos em tempos temos que voltar na base e estruturar os dados porque ninguém encontra mais nada com rapidez (principal reclamação) e normalmente é porque procura a informação de um jeito e ela está de outro.
Esta parte de informação escondida já ultrapassamos aqui.Todos tem uma workarea disponível e já bem utilizada por todos, além disso temos um portal aonde os arquivos de várias linhas de trabalho são disponibilizadas, ppts, gráficos, planilhas. Essa questão de começar um trabalho do nada quando já existe tudo pronto na máquina do outro, já não é realidade aqui, essa barreira já ultrapassamos. O maior problema que vejo ainda é: encontrar a informação certa na hora certa por falta de uma classificação estruturada. Todos indexando e classificando na mesma “linguagem”. Classificar em grande categorias, linhas de atividades ou departamentos é muito fácil, o problema é na multidão de arquivo encontrar aquele específico. Ok, vai dizer, coloque um robo… é pode ser que um dia o custo benefício valha a pena. Estou vendo pequenininho focada na minha realidade. Mas olhando no geral, é uma empresa que pelo menos tecnologicamente está muito a frente da maioria que vejo por aí… Aí me pergunto, quando essa sua realidade chegará realmente nas empresas?
Lucia, então, vocês estão na fase 2.
Os dados já estão disponíveis, muito bem.
São clicáveis?
Ou seja, se eu acessar um documento isso ficar se armazenando?
Se tem um documento clicado 10 vezes e outro 1 vez vc tem como saber isso?
Os documentos permitem que o usuário possa incorporar coisas a ele?
Do tipo, um comentário?
Um “gostei” / “não gostei” ?
Uma tag que pode facilitar ao outro achar?
Isso não tem nada de mudança na sua taxinomia, apenas você vai ganhar com cada visita, coisa, que, me parece que não acontece hoje, estou certo?
Isso seria um passo e tanto….
Talvez uma versão nova da ferramenta de vocês, ou consultando o fabricante, para saber se existem já ideias nessa direção, impossível que não estejam migrando ou estudando isso….
O que vc ganha é que o documento fica vivo e ajuda a ser encontrado, mesmo que você mantenha a mesma classificação de hoje…
que dizes?
Isso me lembrou o termo latência utilizado em um de seus posts. Parece que sabemos que a coisa tem que mudar para um ambiente mais colaborativo, mas que ainda não temos a exatidão de como se dará isso.
Se a coisa passará a funcionar por meio da colaboração, talvez a própria interação do usuário com o sistema seja o “robô” que organizará a informação, inclusive reciclando periodicamente essa forma de organizar. Aqueles botões “gostei”/”não gostei”, muito populares hoje em sites, não parecem ser uma pista para o tal mecanismo?
Mateus e Lucia, às vezes intuímos coisas, mas o pessoal que faz negócios transforma isso em produtos, principalmente lá fora, vejam esse debate:
http://www.office20.com/docs/DOC-1100
Se tiverem interessados, recomendo darem uma olhada nas empresas, nos produtos e vejam o que estão oferecendo, pois a palavra chave é colaboração.
Abraços,
Nepô.
Nepô,
Entendi aonde quer chegar e é possível saber o acesso pelo logs, não temos isso na interface do sistema, mas temos como recuperar com o pessoal de TI, mas digo que minha visão ainda muito 1.0 não enxerga ainda para que… Meu foco é qualidade e agilidade na informação e pelo próprio exemplo da web, percebemos que a desestruturação não prima por isso, temos que saber separar o joio do trigo. Ou seja, para que toda essa mudança ocorra na empresa, é necessária a mudança da cultura da organização que já sei que vai dizer que com certeza essa mudança vai ser imposta pela crise informacional e pela latência da sociedade. Concordo.
Quanto os docs 2.0, não vi muita novidade nesse Office 2.0. Qual a grande diferença para gerenciamento eletrônico de documentos e workflow? Os comentários? Foi a única coisa que consegui enxergar, porque colaboração através de versionamento e compartilhamento já fazem parte do GED e do Workflow há pelo menos uma década e veja bem, até hoje são muito pouco utilizados pela maioria das empresas.
Muito esclarecedor este artigo!!
Mais uma vez fica claro que “só a tecnologia não basta”, como afirma Thomas Davenport em seu livro Ecologia da Informação!
Como tenho acompanhado em algumas de suas palestras, e concordo, a colaboração é a chave para esta gestão de informações!
É necessário uma conscientização, uma mudança nos hábitos “1.0” das organizações!
Para colocar ordem nesse turbilhão de informações entra em campo o gestor da informação, o novo profissional da informação!
Postei no blog que colaboro o perfil deste novo profissional:
http://gicbrasil.wordpress.com/2010/06/08/o-perfil-do-gestor-da-informacao/
Abraço!
Lucia,
exemplos são fortes.
Imagino que vai acontecer o seguinte:
Da Amazon, teremos o indicador de documentos correlatos, se você está vendo este documento, existem talvez outros que estejam dentro de sua procura;
Da CNET, download, http://bit.ly/ceehF4
Veja como organizam os documentos…
Ali se sabe quem baixou, quantos, como foi a avaliação, você pode organizar da melhor maneira…
Do mercado livre/estante virtual, teremos o perfil de quem postou, o quanto ele tem reputação: http://bit.ly/9JhsCw ou http://bit.ly/dsmlnF
Teremos documentos como no Wikipedia feito em várias mãos e ainda documentos que permitirão comentários, como em blogs, ampliando seu conteúdo.
Note que no mundo 2.0 da rede nenhum documento será eunuco, ou seja, não permite que as pessoas possam incorporar coisas nele.
Quando achar um software de gestão de documentos, andei procurando e não achei, te digo…
Beijos
Nepô.
PS- Mistuo, legal o artigo!
Nepô,
“Note que no mundo 2.0 da rede nenhum documento será eunuco, ou seja, não permite que as pessoas possam incorporar coisas nele.”
Nós estávamos falando de empresas e agora você falou em rede, por isso que acho que estamos com entendimento diferentes sobre o assunto.
Estou falando sobre documentos oficiais, empresariais e até mesmo de pessoas físicas e é claro que existem vários documentos que são “IMEXÍVEIS”, exemplos? uma procuração, uma sentença de um Juiz, uma certidão de nascimento, uma carteira de identidade, um contrato, a escritura do seu apartamento, etc… etc.. etc…
Nem todo documento é um PROCESSO…
O que você está modelando como documento 2.0 são os produtos (documento) do processo do trabalho e assim mesmo, enquanto eles ainda não são um produto final. Você acha que o presidente da empresa vai deixar o balanço financeiro na rede para ser alterado?
E a partir dessa discussão aí, rola uma outra que é a questão do sigilo, dos perfis de acesso, do que pode-se permitir colaboração ou não… Não viaja achando que no mundo da Empresa 2.0 tudo vai ser colaborativo, aberto e flexível. Todas as regras do jogo estarão em chips?
Em relação a softwares de gestão de documentos, tenho um aqui no trabalho, mas é proprietário, não vai achar na rede (ele permite compartilhamento e versionamento). Mas existem vários sim, já recebi vários fornecedores, mas sinceramente, infelizmente, nesta área a tecnologia da informação ainda está engatinhando.
Lucia,
“Estou falando sobre documentos oficiais, empresariais e até mesmo de pessoas físicas e é claro que existem vários documentos que são “IMEXÍVEIS”, exemplos? uma procuração, uma sentença de um Juiz, uma certidão de nascimento, uma carteira de identidade, um contrato, a escritura do seu apartamento, etc… etc.. etc…”
o conceito de alteração de documentos na Web 2.0 é variável.
Um documento Wiki é mexível.
Um documento que permite comentário, não.
Neste blog, que é uma ferramenta de conversa, exemplo de algo 2.0, você não está alterando meu texto original, mas está agregando informações neles, a partir de seu comentário, de seus cliques, que estão mostrando para os futuros visitantes que este post gerou comentários, teve visitas, e foi ganhando novas palavras chaves.
Note que eu coloquei “tags” nele:
Tags: gestão, Gestão da Informação 2.0, informação
Poderia ser, não é o caso, por causa da ferramenta, que você pudesse também agregar tags, o que daria ao documento mais ainda facilidade de recuperação futura.
Ao imaginarmos, como você diz, um ” balanço financeiro na rede para ser alterado?” .
Claro que não!!!!
Isso não é o que está colocado, como uma emissora não vai colocar seu programa para outros alterarem, mas nos dois casos é possível imaginar que cada usuário possa ir agregando informações, tais como no caso do balanço, detalhes, informações, links, tags, qualquer coisa que possa para quem vier depois, melhorar.
Do tipo, “olha quando você olhar o detalhe tal, os dados podem ser melhor detalhados no documento tal, que fizemos para complementar o balanço”.
E isso é deixar de ter um documento “eunuco”.
Como complemento do nosso papo, sugiro:
http://nepo.com.br/2010/04/19/os-3-banco-de-dados/
Sim, pelo que vi, o pessoal de gestão de documentos ainda está pensando em documentos estáticos, que alguém vai organizá-los para depois os demais – sem participação – achá-los.
Tenho certeza que tem software que deve ter conceito diferente, basta achá-lo.
Qual o nome do teu aí?
beijos
pode perguntar, pois vc está me obrigando a detalhar mais e mais,
Nepô.
Ok, valor dos documentos resolvido, voltamos a taxonomia quando você fala de tags.
Não estou defendendo o papel do profissional da informação como único a saber classificar, o que quero dizer é que quanto mais pessoas classificam e não há uma regra clara e precisa, pode chamar de taxonomia, ontologia, tesaurus, vocabulário controlado ou apenas tags, a recuperação desses documentos fica meio “descontrolada”, normalmente cria-se conjuntos de documentos do mesmo assunto como se fossem assuntos diferentes.
Vc disse bem:
“Note que eu coloquei “tags” nele:
Tags: gestão, Gestão da Informação 2.0, informação”
Vai que eu, como minha cabeça de documentalista, pegue um texto com esse mesmo tipo de conteúdo e coloque o tag: gestão de documentos 2.0.
Pronto, já dispersamos dois documentos que deveriam fazer parte de um mesmo contexto. Deu para entender? Vemos isso o tempo todo por aí e muitas vezes trabalho dos próprios profissionais de informação.
O software daqui é caseiro, feito sob medida. Ainda estão longe de ser o que penso para tratamento de documentos, mas é mais completo do que vejo por aí, porque permite que várias pessoas trabalhem no mesmo documento e compartilhem esse documento. E não há o problema da taxonomia, porque por ser específico para o negócio, os documentos são utilizados e visíveis dentro do processo, não é necessário classificar para recuperar. na medida que você vai trabalhando dentro de um workflow as lupinhas vão aparecendo para que você abra os documentos, não sei se deu para entender.. Com certeza, a luz do mundo 2.0 muitas possibilidades surgem de colaboração para melhorar a ferramenta.
Valeu a discussão, esse assunto muito me interessa,
beijos
Lucia, visto isoladamente, as tags não resolvem.
É todo um contexto que vai dando vida ao documento, do ponto de vista de solucionar o problema de classificação e recuperação que é um problema.
Imagina-se que você tem um mar de documentos que estão aí sendo trabalhados e alguém precisa começar algo novo e quer se aproveitar de algo que foi feito, que é basicamente a recuperação de algo para se recriar, reengenharia, um dos melhores ganhos.
Você pode testar a eficiência do seu sistema nestes casos,.
Qual é o melhor documento para sair de algo meio pronto?
Qual é o melhor entre tantos que vêm com a busca?
Aí, a Inteligência Coletiva vai dar um “grau” uma reputação coletiva para cada documento que será recuperado, pois é aí que vai-se fazer a diferença, pois a organização aprende mais rápido e melhor.
O outro aspecto, que não é da gestão da recuperação e classificação, que é do processo e do trabalho, que é outro lado do gestor de documentos, que é a produção do mesmo, que é a possibilidade de compartilhamento do que você está falando.
Note que são duas abas:
Produzir o documento – só ou junto;
e depois de pronto, como classifica e como recupera.
É um problema complexo, por isso, que a coletividade não pode mais ficar passiva, tem que entrar para ajudar.
É isso que o Google e demais 2.0 estão mostrando,
beijos,
N.
[…] de blog: este post dá continuidade na discussão sobre gestão da informação 2.0, que começou aqui. buzzvolume_url = "http://nepo.com.br/2010/07/21/parla/";buzzvolume_title = […]
Discussão boa. Lucia, acho que o Nepo está falando de agregar um mecanismo de recuperação de informações do tipo PageRank do Google no ambiente corporativo. Algo como quem clica mais naquele documento ele aparecerá no topo.
Outra coisa que tenho percebido, as bases de dados do tipo daquelas disponíveis pelos Periódicos CAPES recuperam somente as tags ou palavras-chave indexadas pelos “profissionais”, sendo assim, se quero fazer uma busca por algum termo aleatório em algum artigo em qualquer dessas bases não irei encontrar porque já foi instituído uma hierarquia de termos e que os usuários tem a obrigatoriedade de usar a estrutura hierárquica da taxonomia.
Isso já não ocorre com o Google Books por exemplo. No Google books não há necessidade de existir palavras-chave ou taxonomias para encontrar (ou recuperar) o conteúdo, neste caso do google books, as tags são palavras do texto mesmo. Ou seja, as tags do Gbooks são importantes somente para os usuários se auto-organizarem com seus documentos e conteúdos. Falo isso porque existem aplicações para ambientes corporativos que cumprem essa função recuperando registros e documentos diretamente do interior dos documentos, sem a obrigatoriedade de palavras-chave.
Esclarecendo o trecho:
….Ou seja, as tags do Google books são importantes somente para os usuários se auto-organizarem com seus documentos e conteúdos…
Quiz dizer com essa parte do texto que o Google Books oferece possibilidades no item “Minha Biblioteca” de como você, como usuário pode organizar seu próprio conteúdo, ou, seu livro.
Fred,
basicamente são dois modelos de indexação, uma baseada no da pré-Internet um-muitos e o outro muitos-muitos, do pós-Internet.
Valeu a visita!
Nepô.
Bom, acho que o anúncio hoje do Google de colocar o “curtir”, massificado pelo Facebook nas buscas marca a chegada do principal buscado em algo novo.
Ver aqui.
O Google cresceu em cima da inteligência coletiva involuntária, essa que se aproveita do simples clique do usuário para se obter relevância.
(Desenvolvi esse conceito no livro que fiz com M.Cavalcanti “Conhecimento em rede” da Elsevier).
A inteligência coletiva voluntária é aquela que o usuário conscientemente dá sua contribuição.
Na análise geral da rede, as pessoas não consideram essa característica (movimentos voluntários e involuntários dos usuários registrados).
Antes da Web saber qual era, de fato, o uso dos usuários dos meios era extremamente caro e muitas vezes impossível, como no caso, da leitura de livros, capítulos, etc.
O curtir é uma tentativa de tentar aproximar mais ainda o usuário para dar relevância, isso vai na mesma direção da produção co-criada.
Uma megatendência….o usuário entra para ajudar a dar ordem na avalanche informacional.
Sugiro ler o post acima, no qual detalho mais.