Nepôsts – Rascunhos Compartilhados – 16 anos

Faltam bons cases no Brasil de implantação de colaboração interna.

Troquei e-mail com o Keith Matsumoto, coordenador de inteligência coletiva da Alog e resolvi fazer umas perguntas para compartilhar a experiência dele aqui no blog.

Veja o resultado:

O que vende a Alog?

A Alog terceiriza serviços de infraestrutura de TI. Para quem não conhece este mercado: a Alog possui três grandes centros para alojar servidores ou “computadores centrais” de médias e grandes empresas. Entre as vantagens de nos contratar estão:

• continuidade: se faltar energia, temos geradores para garantir a continuidade de seus computadores.
• conectividade: possuímos links de conexão com diversas operadoras. Se um link falhar, outro entra em ação.
• segurança física e lógica: ninguém acessa seus servidores sem sua autorização
• serviços: temos mão de obra que respiram infraestrutura 24 horas por dia.

Nós somos os “caras” em infraestrutura de TI.

Atualmente temos mais de 1.300 clientes corporativos e mais de 400 funcionários. Este ano a Alog foi comprada (90%) pela Equinix (www.equinix.com) e agora fazemos parte de uma rede de 95 data centers, em 12 países e 4 continentes, com faturamento anual acima de US$ 1 bilhão.

O que vocês têm feito de colaboração dentro da empresa?

Primeiro, temos feito um trabalho cultural muito forte. Colaboração antes de tudo é atitude. As ferramentas sociais de colaboração são apenas ferramentas. Precisamos que todos tenham no DNA que é importante colaborar e que isso aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços.

Entre as ações, destaco:

1. Criamos a área de inteligência coletiva.

Somos responsáveis pela coleta e análise de informações, além da utilização destas informações. Vi um caso de uma empresa que a área de inteligência de mercado se tornou uma verdadeira metralhadora de relatórios. A postura era: “Não me interessa o que fazem com a informação, o importante é que as informações solicitadas estejam lá”.

Vimos que ao invés de fazer 300 relatórios que ninguém utiliza, é melhor fazer um só que gere ações de correção e melhoria.

Um exemplo: fazemos um relatório semanal com as insatisfações de clientes. Mais do que dar o comportamento estatístico, procuramos identificar onde podemos melhorar imediatamente.

O que podemos fazer hoje que gera ganhos imediatos para os clientes? Pegamos estes casos e vamos conversar com os coordenadores de suporte, por exemplo. Juntos, elaboramos um pequeno plano de ação para implementar um treinamento, um aviso, uma melhora de processos e etc.

2. Ambientação

Todos os novos colaboradores recebem um treinamento de 4 horas sobre o mercado, produto e processos da empresa e também sobre os valores da empresa. Todos saem deste treinamento sabendo qual é a “atitude” que esperamos de um “aloguiano”: colaborativo, proativo e positivo.

3. Alog TV

É o nosso Youtube interno onde divulgamos vídeos sobre eventos, novidades, premiações, iniciativas das áreas e etc. O formato do vídeo é mais agradável do que o email, por exemplo.

4. Fundo de tela

Utilizamos o papel de parede dos computadores para divulgar mensagens e principalmente, humanizar a empresa. Todos os papéis de parede tem fotos do colaboradores para sabermos quem faz parte de nosso universo coletivo.

5. Eu na sua área

Promovemos um job rotation de 10 a 40 horas para colaboradores desenvolverem projetos em outras áreas. Exemplo: colaboradores do suporte desenvolveram projetos com o pessoal de redes. Ou até: tivemos um técnico de TI atuando na narração dos treinamentos online.

6. Wiki

Cada diretoria possui uma wiki para que seus colaboradores concentrem o conhecimento técnico necessário para desenvolver o trabalho.

7. Blogs

Algumas áreas possuem blogs para divulgar novidades e procedimentos. A idéia deste ano é ter blogs de todas as áreas e criar um portal central com as atualizações de todos. É a intranet democrática, onde todos podem participar.

8. Alog Idéia

Portal de idéias que será lançado no segundo semestre, onde os colaboradores poderão postar idéias e votar nas idéias que mais gostarem.

9. Rede social interna

Projeto para o segundo semestre: ter uma rede social interna para que todos saibam um pouco mais do colega. O que ele faz, o que sabe, onde trabalhou, em qual projeto está atualmente e etc.

Quais são os resultados em termos de inovação e competitividade?

Quando abrimos espaço para todos colaborarem e participarem dos processos da empresa, vemos diversas pequenas melhorias que realmente geram ganho para o nosso cliente.

Não esperamos uma consultoria externa ou um “puxão de orelha” para implementar melhorias em processos, por exemplo.

Assim a empresa se torna mais veloz e proativa. Com esta abertura e colaboração, sabemos que hoje estamos melhor que ontem e pior que amanhã.

Vocês usaram ferramenta própria?

No Alog TV e Blogs utilizamos wordpress.

No facebook interno queremos utilizar o Sharepoint

No Alog Idéia foi desenvolvimento interno, mas existem ferramentas no mercado como o Idea Scale.

Na wiki utilizamos o software próprio das wikis. Não me recordo do nome. Como poderá ver, o gargalo não são as tecnologias. Isso é fácil. O difícil é criar uma cultura onde todos participem. Já pensou criar um portal de idéias e não ter participação de ninguém? A ferramenta por si só não resolve.

 

Quando resolveram adotar tal modelo quais foras as resistências? Quais são as dificuldades culturais que têm enfrentado?

Acho que a cultura da empresa sempre pregou esta colaboração. Um de nossos valores é: “Sem fronteira entre as áreas”.

Ter esta abertura no nosso DNA facilitou muito o início deste modelo. Mas, é claro que sempre teremos uma parcela que participa ativamente e outros que participam pouco.

Segundo o livro Engage, somente 1% criam conteúdo, outros 9% espalham e comentam e o restante, 90%, consomem conteúdo.

Você acredita que a médio prazo o modelo de participação no lucro da empresa tende a se modificar, incorporando mais os funcionários/colaboradores?

Acreditamos que as pessoas colaboram e participam por outra razão. Não é por dinheiro. É mais pelo sentimento de “pertencimento”. De poder colocar sua “digital” em ações da empresa. De realmente poder fazer a diferença.

(Bom, comentando a última questão: hoje pode ser assim, mas amanhã com certeza, na minha opinião, não será, vamos ter que rever a questão do lucro, como tem tido Drucker, Senge, Prahalah, entre outros).

É isso, que dizem?